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Kassen-Nachschau - Was Sie wissen sollten

Seit dem 1. Januar 2018 verfügt die Finanzverwaltung über das Instrument der Kassen-Nachschau. Die Besonderheit: Fachkundige Amtsträger prüfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb der Be-triebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Die Finanzverwaltung setzt dabei gezielt auf das Überraschungsmoment, um Manipulationen aufzudecken. „Für die betroffenen, zumeist bargeldin-tensiven Betriebe (z. B. Gastronomie, Friseure und Bäckereien), stellt die Kassen-Nachschau eine vollkommen neue Situation dar, die bei der Feststellung von Unregelmäßigkeiten unangenehme Folgen haben kann. Denn die Finanzverwaltung kann ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt zu einer Betriebsprüfung übergehen, die zu der Hinzuschätzung von Einnahmen und damit zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann“, so die Steuerberaterkammer Thüringen.

Maßnahmen im Vorfeld einer Kassen-Nachschau


Betroffene Betriebe sollten organisatorische Vorbereitungen für den Fall einer Kassen-Nachschau treffen und allgemeine Verhaltensregeln für die Mitarbeiter aufstellen. In einer Anweisung an das Per-sonal kann der Unternehmer festlegen, wer Auskünfte erteilen und Unterlagen herausgeben darf. Es empfiehlt sich zudem, die Situation der Kassen-Nachschau bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater zu besprechen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.


Gemeinsam mit dem Steuerberater sollte der Unternehmer überlegen, ob für das Verfahren der ord-nungsgemäßen Kassenführung eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation erstellt werden kann. Neben der Beschreibung der betrieblichen Organisation und Abläufe sollte eine Verfahrensdokumenta-tion die Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse enthalten, die es den Prüfern ermöglicht, das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen. Die Verfahrensdokumentation sollte die Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Mitarbeiter, Regelungen zum Kassensturz, zur Kassen-auszählung, zum Umgang mit Kassenfehlbeträgen sowie zur Führung des Kassenbuchs beinhalten. Auch besondere Vorkommnisse (z. B. Hausbons bei Verzehr durch Angestellte, Diebstahl von Ware oder Programmupdates eines elektronischen Kassensystems) können darin nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann die Verfahrensdokumentation dann gemein-sam mit etwaigen weiteren Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitungen der Kasse) vorgezeigt werden.


Wichtig ist zudem, dass die – in der Verfahrensdokumentation dargestellte – ordnungsgemäße Kas-senführung auch tatsächlich gelebt wird. Die Unternehmer sollten darauf achten, dass die Kassenbü-cher und die Kassenberichte der offenen Ladenkasse täglich geführt werden. Unabhängig von der Frage, ob eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird, muss die Kassensturzfähigkeit jederzeit gewährleistet sein. Ein Kassensturz sollte zu Kontroll-zwecken daher regelmäßig vom Unternehmer selbst durchgeführt werden. So kann er beispielsweise sicherstellen, dass der Storno nicht in den Berichten unterdrückt wird und dass das Journal oder der Z-Bericht alle über die Kasse gebuchten Einnahmen enthalten.

Maßnahmen während einer Kassen-Nachschau


In der Regel erscheinen die Prüfer des Finanzamts zunächst anonym, um sich einen ersten Eindruck über die Kassenführung und die Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen. Häufig werden auch Testkäufe gemacht.
Bei der eigentlichen Kassen-Nachschau betreten die Prüfer zumeist zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten unangekündigt die Geschäftsräume des Unternehmens. Hier zahlt sich die gezielte Vor-bereitung auf die Prüfungssituation aus. Der Unternehmer sollte seine Rechte und Mitwirkungspflich-ten kennen, alle Organisationsunterlagen der Kasse in den Geschäftsräumen bereithalten und eine kooperative Vorgehensweise anstreben. Den Prüfern muss Zugang zum Kassensystem gewährt wer-den. Sie haben umfangreiche Prüfungsrechte und können Auskünfte zu den der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalten verlangen. Die Geschäftsräume dürfen sie hingegen nicht durchsuchen.


Die Prüfer sind verpflichtet, sich gegenüber dem Geschäftsinhaber oder dem kassenbedienenden Personal auszuweisen. Die Mitarbeiter sollten den Dienstausweis auf Echtheit prüfen und sich bei Zweifeln den Personalausweis des Prüfers zeigen lassen. Mit den persönlichen Daten kann dann eine telefonische Rückversicherung beim zuständigen Finanzamt eingeholt werden.


Außerdem empfiehlt es sich, schnellstmöglich seinen Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Nachschau begleiten und auf die ordnungsgemäße Durchführung achten kann. Die Finanzbeamten sind jedoch nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Steuerberaters zu warten.

Fazit


Die Kassen-Nachschau stellt ein starkes Instrument der Finanzverwaltung dar und kann zu unange-nehmen Situationen für die betroffenen Unternehmen führen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um die Prüfung reibungslos zu überstehen. Es empfiehlt sich, alle Details und Anforderungen bereits vorab mit dem Steuerberater zu besprechen und zu planen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem qualifizierten Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Webseite der Steuerberater-kammer Thüringen unter www.stbk-thueringen.de.