Details

Hinweise für die interne Kanzleiorganisation (Corona-Virus)

Das erklärte Ziel des Robert-Koch-Instituts als deutsche Bundesoberbehörde für Infektionskrankheiten ist es aktuell (Stand 17.03.2020), die Infektionskette mit dem neuen Coronavirus (SARS-CoV-2) zu durchbrechen und empfiehlt deshalb allen Bürgern, wo immer es möglich ist, auf soziale Kontakte zu verzichten. Hierzu haben Bund und Länder Richtlinien erlassen, die die Schließung bestimmter Einrichtungen vorsehen. Steuerberaterkanzleien sind hiervon - zum aktuellen Zeitpunkt - per Allgemeinverfügung nicht betroffen (siehe hierzu die Pressemeldung der Bundesregierung vom 16.03.2020). Das bedeutet konkret, dass ihre Mitarbeiter/innen im Regelfall verpflichtet sind, zur Arbeit zu kommen. Etwas anderes gilt, wenn im Einzelfall nach dem Infektionsschutzgesetz Quarantäne angeordnet worden ist.

 

Infektionsrisiko minimieren
Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für seine Arbeitnehmer kann die Pflicht folgen, das Infektionsrisiko in der Kanzlei mit geeigneten Maßnahmen zu minimieren. Diese Pflicht steigt, je höher das Infektionsrisiko ist, beispielsweise wenn die Kanzlei in einem Risikogebiet liegt. Richtschnur sind die Empfehlungen des RKI, die insbesondere eine gute Handhygiene und Abstandhalten zu anderen Personen vorsehen. Das Tragen eines Mundschutzes hingegen gilt als nicht sinnvoll. Was das konkret für eine Steuerberaterkanzlei bedeutet, hängt von der individuellen Ausgangslage ab. Je nach Organisation und Ausstattung der Kanzlei sind beispielsweise folgende Maßnahmen denkbar:

  • Umsetzen der Mitarbeiter/innen in Einzelbüros
  • Abstandhalten bei Besprechungen und Pausen
  • erhöhte Hygiene bei berührungsintensiven / gemeinsam genutzten Gegenständen und Orten
  • Verlegung der Arbeitszeiten, damit auf den Wegen zur Arbeit und zurück keine größeren Menschenmengen angetroffen werden. Durch die Flexibilisierung der Arbeitszeiten können zudem die durch wegfallende Kinderbetreuung enstehenden Belastungen der Mitarbeiter/innen abgefedert und die Anzahl der gleichzeitig in der Kanzlei anwesenden Mitarbeiter verringert werden. Auch könnte die Verlegung von Arbeitszeiten auf das Wochenende ermöglicht werden, falls dies von den Mitarbeiter/innen gewünscht wird.
  • Handspender mit Desinfektionsmittel
  • Arbeit im Home-Office

 

Ein Anspruch der Mitarbeiter/innen auf „Home-Office“ besteht nicht, es sei denn, dies ist im Arbeitsvertrag so vereinbart worden. Einvernehmliche Lösungen sind natürlich möglich. Insbesondere wenn in der Kanzlei ein Infektions- oder Verdachtsfall auftritt, kann dies den Weiterbetrieb der Kanzlei sicherstellen. Die Bundesregierung hat empfohlen, dass überall dort, wo ein Arbeiten im Home-Office möglich ist, dies auch umgesetzt werden sollte.

 

Die Empfehlung des RKI gelten gleichermaßen für Ihren Umgang mit Mandanten:

  • Mandantenkontakte auf das notwendige Mindestmaß beschränken
  • auf das Händeschütteln verzichten, Abstand halten
  • bei Besprechungsbedarf möglichst auf Telefon- und Videokonferenzen ausweichen

 

Mögliche Maßnahmen bei Verdachtsfällen
Für den Fall, dass bei Ihren Kanzleimitarbeitern Symptome einer Covid-19-Erkrankung (laut WHO: Fieber, trockener Husten, Abgeschlagenheit) auftreten, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter anzuweisen, dem Arbeitsplatz fernzubleiben. Aufgrund der möglichen Infektionsgefahr sollten alle Kontaktpersonen bei Auftreten einschlägiger Krankheitssymptome Rücksprache mit einem Arzt halten. Hierbei sollte der Arzt nicht direkt aufgesucht, sondern vorab telefonisch konsultiert werden. Dasselbe gilt, falls Mitarbeiter Kontakt mit einer nachweislich mit dem Corona-Virus infizierten Person hatten. Die Mitarbeiter sollten zudem darum gebeten werden, bei einem positiven Testergebnis umgehend die Kanzlei darüber zu informieren. Sie sollten auf keinen Fall die Kanzlei aufsuchen. Eine Meldepflicht gegenüber den Gesundheitsbehörden nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) besteht für Steuerberatungskanzleien nicht. Diese obliegt vielmehr die mit der Diagnose und Behandlung von Krankheits- und Verdachtsfällen befassten medizinischen Einrichtungen.

Infizierte werden in der Regel von Gesundheitsbehörden zu ihren Kontakten in den vergangenen Tagen und zu Symptomen befragt, sie werden namentlich registriert und gegebenenfalls Labortests unterzogen. Für Kontaktpersonen, die Symptome aufweisen, aber nicht schwer krank sind, können die Gesundheitsbehörden eine Heim-Quarantäne anordnen. Den Anweisungen der Gesundheitsbehörden ist Folge zu leisten.

Die Kontaktdaten der Gesundheitsämter können Sie beispielsweise über eine Datenbank des Robert Koch-Instituts abfragen. Das Gesundheitsamt ist dann sowohl für den Meldeweg als auch für die Verhängung von weiteren Maßnahmen zuständig. Zudem informiert die Behörde Sie unter anderem darüber, wie Sie sich zu verhalten haben.

 

Arbeitsrechtliche Auswirkungen
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat umfangreiche Informationen zu den arbeitsrechtlichen Auswirkungen zum Covid-19-Ausbruch zusammengefasst, auf die hier verwiesen werden sollen.

Können Arbeitnehmer beispielsweise aufgrund von Ausfällen im ÖPNV die Arbeitsstätte nicht erreichen und ihre Arbeitsleistung nicht erbringen, greift der Grundsatz „kein Lohn ohne Arbeit“. Der Arbeitnehmer trägt also grundsätzlich das „Wegerisiko“. Bleibt ein Mitarbeiter zu Hause, weil die Tagesstätte oder die Schule eines Kindes schließt, bleibt der Lohnanspruch nur dann bestehen, wenn dies unvorhersehbar war. Ist ein Arbeitnehmer hingegen infolge einer Infektion mit dem Corona-Virus arbeitsunfähig erkrankt, so gilt die übliche Entgeltfortzahlungspflicht im Krankheitsfalle nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Ggf. kommt auch für kleinere eine Entlastungsleistung nach §§ 1, 2 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) in Betracht.

Bei Arbeitnehmern, die unter Quarantäne gestellt werden, aber keine Symptome haben, muss zunächst der Arbeitgeber die Entschädigung auszahlen; sie kann ihm aber ggf. von den zuständigen Stellen in den Ländern erstattet werden. Sobald ein Praxismitarbeiter, der bisher symptomfrei war, während der Quarantäne erkrankt, besteht Arbeitsunfähigkeit. In einem solchen Fall gehen die Entschädigungsansprüche aufgrund der Arbeitsunfähigkeit (z.B. Anspruch auf Entgeltfortzahlung) auf das Bundesland über. Bei Arbeitsunfähigkeit ist also trotz Quarantäne eine AU-Bescheinigung erforderlich.

 

Kanzlei unter Quarantäne
Ordnet die nach dem Infektionsschutzgesetz zuständige Behörde Quarantänemaßnahmen oder gar ein Tätigkeitsverbot gegen Mitarbeiter der Steuerberaterkanzlei an (§ 56 Infektionsschutzgesetz), besteht ein Anspruch auf Entschädigung sowohl für Praxisinhaber als auch angestellte Mitarbeiter. Voraussetzung für Entschädigungsansprüche ist das Verbot der Erwerbstätigkeit oder die Anordnung von Quarantäne aus infektionsschutzrechtlichen Gründen. Wie hoch die Entschädigung ausfällt, richtet sich bei Selbstständigen nach ihrem Verdienstausfall. Neben dem Verdienstausfall können Selbstständige auch für Betriebsausgaben „in angemessenem Umfang“ entschädigt werden (§ 56 Abs. 4 Infektionsschutzgesetz). Auch dies müssen Praxisinhaber beantragen. Angestellte haben in den ersten sechs Wochen Anspruch auf die Höhe des Nettogehaltes, danach auf Krankengeld. Die Renten-, Kranken-, Pflege-und Arbeitslosenversicherungspflicht besteht weiterhin. Ansprüche nach dem Infektionsschutzgesetz sind gegenüber allen anderen Ansprüchen auf finanziellen Ersatz subsidiär.


Vorbereitung auf einen möglichen Quarantänefall
Für alle Fälle gerüstet - sollte die aktuelle Devise sein. Einen generellen Masterplan für den Fall einer Kanzleischließung kann es nicht geben. Zu unterschiedlich sind die einzelnen Kanzleisituationen. Auch ändert sich die Lage ständig und die Situation ist für alle neu. Dringend zu empfehlen ist jedoch, dass mögliche Szenarien präventiv durchdacht und in einem Organisationsplan zusammengefasst werden. So sind vorsorgliche Vertretungsregelungen und Maßnahmen, um eine Art „Notbetrieb“ aufrecht zu erhalten, geboten.  Ein unverbindliches Muster einer Steuerberatungskanzlei können Sie hier herunterladen.
Steuerberater und Steuerberaterinnen müssen einen allgemeinen Vertreter bestellen, wenn sie länger als einen Monat daran gehindert sind, ihren Beruf auszuüben. Der Vertreter muss ein Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter sein (§ 69 StBerG). Bereits vor dem Verhinderungsfall sollte die Praxisvertretung durch Abschluss eines Praxisvertretungsvertrages sichergestellt sein, damit die Erreichbarkeit der Kanzlei und die ordnungsgemäße Bearbeitung fristwahrender Angelegenheiten sichergestellt ist (Vertragsmuster finden Sie hier). Weiterführend wird auf die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Bestellung eines allgemeinen Vertreters im Berufsrechtlichen Handbuch verwiesen.