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Der Steuerberater als Begleiter bei der Digitalisierung

Die zunehmende Digitalisierung des gesamten Geschäftsalltags ist aktuell eine der größten Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen und das Handwerk. Die Entwicklung neuer Technologien schreitet immer schneller voran und wird einen unvorhersehbaren Wandel in der gesamten Geschäftswelt nach sich ziehen. „Eines steht jedoch fest: Alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert! Kleine und mittelständische Unternehmen müssen auf diesem Weg mitgenommen werden. Viele Mandanten sind bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse noch nicht sehr weit fortgeschritten. Hier kann ein Steuerberater mit seiner kompetenten Beratung gut unterstützen“, so die Steuerberaterkammer Thüringen.

Unternehmen können mit den folgenden einfachen Maßnahmen den Digitalisierungsprozess mit Hilfe des Steuerberaters in Gang bringen.

Digitales Kassenbuch

Für viele Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt durch das Führen eines digitalen Kassenbuches einfach umzusetzen. Das handschriftliche Erfassen der Einnahmen und Ausgaben auf Papier entfällt, stattdessen können Inhaber diese Geschäftsvorfälle bequem am PC eingeben. Der Steuerberater kann bei der Umsetzung behilflich sein, indem er bei der Einrichtung berät und Hilfestellung bei der Datenerfassung gibt. Die Belege können im Unternehmen verbleiben und die Daten aus dem digitalen Kassenbuch können einfach in die Software des Steuerberaters integriert werden.

Digitale Kontoauszüge

Die Umstellung von Papierkontoauszügen auf digitale Kontoauszüge ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Es gibt kaum noch Unternehmen, die ihre Bankgeschäfte analog abwickeln. Online-Banking ist bereits im Tagesgeschäft angekommen. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind originär digitale Belege. Diese müssen Unternehmer immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahren. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, kann der Steuerberater zusammen mit der Geschäftsbank diverse Möglichkeiten aufzeigen, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert und gleichzeitig in die Buchhaltung beim Steuerberater integriert werden können.

Ersetzendes Scannen

Mit der technischen Möglichkeit Papierdokumente mittels eines Scanners in eine Bilddatei oder eine PDF-Datei umzuwandeln, können (fast) alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wenden sie dieses Verfahren an, können damit die in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) formulierten Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und
-aufbewahrung erfüllt werden. Beim Einsatz eines entsprechenden Archivsystems und einer entsprechenden Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten. Eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Unternehmer gemeinsam mit ihrem Steuerberater die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für das Ersetzende Scannen im Unternehmen.

Elektronische Rechnungen

Für Unternehmen besteht ab dem 27.11.2020 eine grundsätzliche Verpflichtung zur Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden. Darüber hinaus kann mit der Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden, da der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst und das Frankieren von Papierrechnungen entfällt. Gleichzeitig gewährleistet die Umstellung auf die E-Rechnung einen schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Der Steuerberater ist bei der Einführung der elektronischen Rechnung ein wichtiger Ansprechpartner und kann kompetent bei der Auswahl der Softwaretools und Formate Hilfestellungen leisten.

Sichere elektronische Kommunikation

Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des drohenden Bußgeldes bei Verstößen werden Unternehmen ein großes Interesse an einer sicheren elektronischen Kommunikation haben. Steuerberater unterliegen einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht, die auch strafbewehrt ist. Sie sind daher bestens mit der Thematik vertraut und können ihren Mandanten Wege und Möglichkeiten einer sicheren elektronischen Kommunikation aufzeigen.

Betriebswirtschaftliche Beratung

Der Steuerberater ist ein kompetenter Ansprechpartner in betriebswirtschaftlicher Beratung. Die Möglichkeiten dafür verbessern sich, wenn als Grundlage für Analyse und Planung nicht mehr die Daten des letzten Jahresabschlusses dienen müssen, sondern Unternehmer aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen können. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt werden und zeitnahe Anpassungen an erkannte Planabweichungen ermöglichen. Die Investitions- oder Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft echten zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.

Fazit

Kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten, wenn sie zusammen mit ihrem Steuerberater die Herausforderung angehen und nach und nach verschiedene Prozesse digitalisieren. Auf diesem Weg können sie viel Zeit und Geld einsparen. Orientierungshilfe bei der Suche nach einem Berater gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Thüringen unter www.stbk-thueringen.de.