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Betriebsveranstaltungen – Steuerersparnisse und Risiken für Unternehmer

Gemeinsam auf ein erfolgreiches Jahr zurückblicken, bei Essen und Getränken die Kollegen von der privaten Seite kennenlernen oder das Bestehen des Unternehmens feiern – die Anlässe für Betriebsveranstaltungen, wie Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern sind vielfältig. „Damit das gelungene Mitarbeiter-Event für den Arbeitgeber nicht zu unliebsamen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen führt, sollte dieser vor allem die Kosten im Auge behalten.“, so die Steuerberaterkammer Thüringen.

Wann liegen Betriebsveranstaltungen vor und was gilt es zu beachten?

Betriebsveranstaltungen sind Events auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter haben. Mit diesen Veranstaltungen will der Arbeitgeber den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander stärken und das Betriebsklima fördern.

Generell sind alle Zuwendungen des Arbeitsgebers, auch anlässlich von Betriebsveranstaltungen, als Arbeitslohn definiert und unterliegen damit dem Lohnsteuerabzug und der Sozialversicherung. Hierzu zählen etwa die Bereitstellung von Speisen und Getränken, die Übernahme der Beförderungskosten, Aufwendungen für den äußeren Rahmen, etwa die Saalmiete und Musik, die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen sowie Geschenke.

Werden Feiern zur Ehrung nur eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers abgehalten, so liegt keine Betriebsveranstaltung vor. Die Finanzverwaltung erkennt aber trotzdem bei runden Arbeitnehmerjubiläen Sachzuwendungen bis zu 110,00 € einschließlich Umsatzsteuer je teilnehmender Person als steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers an. Betragen z. B. die Gesamtaufwendungen für das 25-jährige Dienstjubiläum eines Mitarbeiters 3.000,00 € bei zehn Teilnehmern, so handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bis zu welcher Grenze ist die Betriebsveranstaltung steuerfrei?

Seit dem 01.01.2015 gilt ein Freibetrag für die Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Er liegt bei 110,00 € je teilnehmenden Arbeitnehmer für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Das bedeutet, dass alle Zuwendungen, die den Freibetrag überschreiten, lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind. Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Feier mitbringen, werden ihnen die Kosten dieser Begleitperson zugerechnet. Der Freibetrag wird nur dann gewährt, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebes oder eines Betriebsteils offen steht.

Beispiel

Arbeitgeber A veranstaltet für seine Arbeitnehmer im Jahr 2017 die folgenden vier Betriebsveranstaltungen:

1.      Betriebsausflug in die Lüneburger Heide                                  80,00 € je Teilnehmer

2.      Pensionärs-Treffen                                                                    40,00 € je Teilnehmer

3.     Jubiläumsfeier mit allen Jubilaren der Firma                               70,00 € je Teilnehmer

4.     Weihnachtsfeier für alle Arbeitnehmer                                       90,00 € je Teilnehmer.

Sinnvollerweise wählt der Arbeitgeber A die beiden Betriebsveranstaltungen aus, die am teuersten sind, also die Weihnachtsfeier und den Betriebsausflug. So kann er den Freibetrag je Teilnehmer von 110,00 € bestmöglich ausnutzen. Für die beiden übrigen Betriebsveranstaltungen ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 40,00 € und von 70,00 €. Allerdings besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 EStG mit einem Steuersatz von 25 % pauschal zu versteuern.

Was ist im Rahmen der Sozialversicherung zu beachten?

Betriebsveranstaltungen unter der Freibetragsgrenze von 110,00 € sind sozialversicherungsfrei. Allerdings ist im Rahmen einer Pauschalierung der Betriebsveranstaltung (nach § 40 Abs. 2 EStG) zu beachten, dass die Sozialversicherungsfreiheit nur dann eingreift, wenn die Pauschalierung der Steuer bis zum Ende des Abrechnungszeitraums vorgenommen wurde. Der Abrechnungszeitraum endet am 28.02. des Folgejahres. Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Pauschalsteuer angemeldet und abgeführt sein. Diese Regelung führt dann zu Problemen, wenn etwa die Rechnung für eine Weihnachtsfeier erst im März des Folgejahres beim Arbeitgeber eingeht und daher z. B. die Pauschalversteuerung, weil der Freibetrag über 110,00 € überschritten worden ist, erst im März des Folgejahres vorgenommen werden kann. In diesem Fall führt die nachträgliche Pauschalversteuerung nicht zu einer Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Gibt es Besonderheiten bei der Umsatzsteuer?

Umsatzsteuerrechtlich wird im Regelfall davon ausgegangen, dass bei einem Unterschreiten des Freibetrags von 110,00 € einschließlich Umsatzsteuer das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers überwiegt und daher eine Umsatzbesteuerung nicht vorzunehmen ist. In diesen Fällen ist auch der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen des Arbeitsgebers möglich. Ist die Grenze von 110,00 € einschließlich Umsatzsteuer je Arbeitnehmer jedoch überschritten, so wird der private Bedarf des Arbeitnehmers unterstellt und es handelt sich um eine unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer. In diesen Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Fazit

Um steuerliche Vorteile nutzen zu können, sollten Unternehmer die Kosten je Teilnehmer bei Betriebsveranstaltungen im Auge behalten und die Risiken kennen. Bei Fragen kann hier ein Steuerberater unterstützend zur Seite stehen. Berater sind u. a. zu finden im Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Thüringen unter www.stbk-thueringen.de.